Le Portail des résidents de la Cité internationale a été lancé parallèlement à la mise en place d’un système d’authentification unique (SSO), appelé GIA.

Lors de son lancement, le portail s’est présenté comme un intranet destiné aux résidents du campus, leur permettant de :

• découvrir les services proposés par la Cité,
• consulter les actualités du campus,
• s’informer sur les événements culturels et institutionnels.

Dès l’origine, le portail a également intégré une dimension de services numériques, en proposant notamment des fonctionnalités telles que l’abonnement à l’offre sportive du campus.

Ce premier socle a permis d’initier une relation numérique entre les usagers et les services de la Cité.

Depuis 2021, l’écosystème numérique de la Cité s’est progressivement enrichi, offrant aux résidents de nouvelles possibilités d’interaction avec les services du campus.

Cependant, cette multiplication des outils et des plateformes a également créé une certaine complexité pour les utilisateurs.

Aujourd’hui, un résident peut être amené à :

• créer un compte sur bienvenue.ciup.fr lors de sa demande d’hébergement,
• utiliser ensuite le portail des résidents avec un autre système d’identification,
• déposer certains documents administratifs sur la plateforme d’origine,
• puis, à la fin de son séjour, être invité à créer un nouveau compte sur une plateforme alumni distincte.

Cette fragmentation des outils entraîne :

• une multiplication des identifiants,
• une expérience utilisateur confuse,
• une perte de continuité dans la relation avec les usagers.
• une perte de maîtrise des données, hébergées chez un prestataire tiers hors du contrôle direct de la Cité, ainsi qu'une exposition aux risques de conformité RGPD, les données personnelles des résidents et alumni étant dispersées entre plusieurs plateformes aux politiques de traitement hétérogènes,
• une multiplication des coûts, liée à la souscription de plusieurs abonnements dont les fonctionnalités se recoupent partiellement, sans que l'usage effectif en justifie pleinement la dépense,
• une complexité de prise en main pour les maisons, les administrateurs et les alumni eux-mêmes,
• une rupture dans le parcours résident-alumni, fragilisant la fidélisation au moment du départ,
• un cloisonnement entre résidents actuels et anciens résidents, limitant les synergies (mentorat, événements conjoints),
• une difficulté à mobiliser le réseau pour des enjeux stratégiques tels que le mécénat ou le rayonnement institutionnel.

Face à cette situation, une nouvelle vision de l’écosystème numérique se construit.

Elle repose sur deux principes structurants :

1. Un système d’authentification unique (SSO – GIA) permettant d’accéder aux différents services sans multiplier les identifiants.
2. Le Portail des résidents comme point central de la vie numérique à la Cité.

Dans ce modèle :

• les différents applicatifs “métiers” du parcours résident disparaissent visuellement pour l’utilisateur,
• leurs fonctionnalités sont intégrées sous forme de modules ou de vues dédiées dans le portail.

Les équipes des maisons et des services continuent d’utiliser leurs outils métiers, tandis que :

• le futur résident,
• le résident,
• puis l’alumni

évoluent dans un même environnement numérique, qui s’adapte progressivement à chaque étape de leur parcours.

Cette transformation va se déployer progressivement.

À l’avenir :

• lors de sa demande d’hébergement, le futur résident créera directement son compte via le GIA, supprimant ainsi la nécessité d’un identifiant spécifique sur bienvenue.ciup.fr.
• dès le 2 avril 2026, les futurs résidents seront invités à rejoindre le Portail des résidents afin d’y déposer leur caution de séjour.

Mais cette évolution doit aller plus loin.

Le portail devra proposer plusieurs états d’expérience utilisateur, adaptés aux différentes étapes du parcours :

1. Futur résident Accès limité aux fonctionnalités nécessaires à la préparation du séjour.
2. Résident Accès complet aux services, événements, informations et interactions du campus.
3. Alumni Accès à un environnement spécifique dédié aux anciens résidents.

Cette transformation progressive permettra d’accompagner les usagers tout au long de leur relation avec la Cité.

La création et l’animation d’une plateforme alumni indépendante représentent un investissement important en ressources humaines et organisationnelles.

De plus, pour les anciens résidents, devoir :

• créer un nouveau compte,
• découvrir une nouvelle interface,
• attendre une validation,
• reconstruire leur réseau

constitue souvent un frein à l’engagement.

Dans le contexte actuel, il apparaît également difficile de mobiliser régulièrement les alumni autour d’une plateforme séparée.

La vision proposée consiste donc à :

• intégrer l’univers alumni directement dans le Portail des résidents,
• tout en déportant la dimension réseau social et interactions communautaires vers une page et des groupes LinkedIn, plateforme déjà largement utilisée par les alumni, ici administrée par le Bureau des alumni et les ambassadeurs en lien avec le Chargé des alumni et le la direction de la Communication,
• rapatrier vers le portail les alumni présents sur LinkedIn mais absents de nos bases de données.

Le portail deviendrait ainsi :

• un point d’accès aux services et informations alumni,
• tandis que LinkedIn servirait de plateforme d’animation communautaire et de mise en réseau,
• Une segmentation par villes sur LinkedIn, permettrait en outre d'animer occasionnellement le réseau à l'international.

La transition vers l’espace alumni du portail s’appuiera sur plusieurs mécanismes.

Un système de filtrage permettra d’afficher aux alumni uniquement :

• les services qui leur sont dédiés,
• les articles pertinents,
• les événements alumni,
• les maisons associées à leur parcours,
• ainsi que les résultats pertinents dans l’annuaire.

L’annuaire constitue un élément central du réseau.

Il sera nécessaire d’examiner le cadre juridique permettant de conditionner l’inscription des alumni dans cet annuaire. En effet, un réseau d’anciens n’a de sens que si ses membres peuvent se retrouver et se connecter entre eux.

Entre la fin du séjour et la désactivation de l’accès résident au portail, une période de transition d’environ trois mois sera maintenue afin de permettre :

• la finalisation des démarches administratives,
• le règlement des questions financières.

Durant cette période :

• le résident aura accès à la fois aux fonctionnalités résidents et alumni,
• un système de notifications ou pop-ups récurrents l’invitera à rejoindre officiellement le réseau alumni.

Les différents contenus du portail pourront être ciblés selon l’audience :

• résidents
• alumni
• les deux publics

Cette logique s’appliquera notamment aux :

• articles
• événements
• maisons
• services

Chaque direction de maison pourra également :

• consulter l’annuaire de ses propres alumni,
• exporter les listes afin de mener des campagnes d’emailing ciblées.

Afin de limiter les manipulations manuelles de données, un lien technique devra être établi entre la base des alumni du portail et la plateforme WebMécanique.

Cela permettra :

• d’automatiser les campagnes de communication,
• de synchroniser les informations,
• de réduire les risques d’erreur ou de perte de données.

Les profils dans l’annuaire alumni pourront être enrichis avec plusieurs éléments (réflexion à approfondir):

• un lien vers le profil LinkedIn
• mise en avant de la grande ville nationale de rattache, le chapitre le plus proche
• des badges ou distinctions

Ces éléments permettront de valoriser les anciens résidents et de faciliter les connexions entre alumni.

Le portail pourra proposer progressivement un ensemble de fonctionnalités spécifiques aux anciens résidents :

• Espace alumni dédié dans le portail
• Accès aux services spécifiques alumni
• Offres privilégiées (ex : programme “Séjourner à la Cité”) | lien avec SAM

• Annuaire des alumni avec recherche avancée
• Possibilité pour les alumni membres du programme de mentorat de rendre visible leur profil aux résidents
• Profils enrichis (bio, LinkedIn, badges)
• Filtre par maison, promotion, pays ou ville
• Accès pour les maisons à leur réseau d’anciens

• Calendrier d’événements alumni
• Invitations aux événements de la Cité
• Accès prioritaire ou préférentiel à certaines activités (culture, sport)
• Module de gestion du mentora

• Newsletter alumni
• Campagnes d’emailing ciblées
• Synchronisation avec WebMécanique

• Liens vers les groupes LinkedIn alumni
• Groupes LinkedIn par grandes villes internationales
• Mise en avant de parcours inspirants d’anciens résidents

• Invitations à des événements institutionnels ou professionnels
• Accès privilégié à certaines offres sportives
• Programme “Séjourner à la Cité”

• Création d'un filtre alumni / résidents sur les éléments existants dans le Portail des résidents
• Création de la procédure de migration (Pop-Up, statut dans le GIA, cadre juridique annuaire)
• Création du lien avec webmecanique

Reste une question marketing: quel nom donné au Portail. Le Portail des résidents ne semble pas adapté en terme de marketing pour offrir un cocon au réseau des alumni.

• On peut imaginer un affichage différencié entre les 2 univers : Le portail résident | le portail (Cité) alumni (garder cohérence avec nom du réseau)
• Changer le nom par “Le portail”, mais je trouve que l'on perdrait en impact